Querid@ amig@:  

     Qué frío sentí, salí a correr a las 6:45 am y de verdad, el aire congelado casi se me pegaba a la ropa. Pero lo logré. No es fácil y lo hago porque me gusta y me hace bien. En ese sentido, intento cumplir con mis metas y por eso ocupo el sistema de listas de tareas o como algunos lo llaman “to do list”. Para mí no es un esfuerzo, pero para algunos puede ser igual de difícil que ir a correr o tan fácil como prepararse un café.

No recuerdo si en mi juventud eran tan populares, lo que sí tengo claro es que la mayoría de las personas ocupaban agendas, obvio de papel porque no existía nada digital. Como gran evento, algunos en diciembre, otros en enero e incluso en marzo, compraban la suya. Para mí era una gran decisión: ¿semana a la vista? ¿tamaño cartera? ¿un día por hoja? Ahí anotaba -cada año hacía lo mismo- los cumpleaños, los contactos con su teléfono y dirección. No me acuerdo tanto del colegio, pero en la universidad tuve de varios tipos. Ahora, mirándolo en retrospectiva, creo que nunca encontré una que realmente fuera la perfecta.

Si bien he intentado cambiarme a la digital, no me ha resultado. Lo mismo con la lista de tareas y he explorado Evernote, Notes y sé que existen muchas más como To do it, y hay muchas más como Trello, Microsoft To-Do List o Google Keep. Pero no es lo mío: Soy una mujer de papel.

 Las tareas las anoto en mi agenda y las clasifico de acuerdo al tema. Por ejemplo: pagar cuentas, llamadas telefónicas, horas al doctor, entrega del boletín.  Ahora, si son específicas, anoto: “miércoles, llamar por cumpleaños a X”. Pero ¿qué pasa con lo que me piden por WhatsApp o correo electrónico? Aquí se complica porque no siempre estoy con mi agenda o no me dan ganas de escribirlo. Por eso, antes de ir a dormir lo anoto en un Post it y lo dejo en el baño para no olvidarme. Pero muchas veces pospongo las tareas y para esa conducta existe una gran palabra: la procrastinación.

Descubrí a Lucía Jiménez Vida hace un tiempo, ella es experta en productividad y hábitos.  Es muy clara y asertiva. La procrastinación, dice Lucía, “es el acto de retrasar una tarea para hacer cualquier otro trabajo menos importante y urgente. Si recurrimos a la etimología, procrastinar viene del latín procrastināre, que significa ´dejar hasta mañana´. Sin embargo, también procede del término griego akrasia, ´hacer algo en contra de nuestro mejor juicio´. Dicho de otro modo: aplazamos tareas sabiendo que no es lo mejor para nosotros. Por eso, debemos evitar la procrastinación”.

¿Cómo? Tomando conciencia de que si cumplo con las tareas tendré tiempo para todas esas cosas que me divierten más. De ahí que es fundamental ranquear los pendientes. En este vídeo, Lucía Jiménez te guía cómo hacerlo.

Umberto Eco escribió el libro “El vértigo de las listas”, él contó en una entrevista a Der Spieguel que la lista es el origen de la cultura: “Es parte de la historia del arte y la literatura. ¿Para qué queremos la cultura? Para hacer más comprensible el infinito. También se quiere crear un orden -no siempre, pero a menudo. ¿Y cómo, en tanto seres humanos, nos enfrentamos a lo infinito? ¿Cómo se puede intentar comprender lo incomprensible? A través de las listas, a través de catálogos, a través de colecciones en los museos y a través de enciclopedias y diccionarios. Hay cierto encanto en enumerar con cuántas mujeres se acostó Don Giovanni: Fueron 2.063, al menos según el libretista de Mozart, Lorenzo da Ponte. También tenemos listas prácticas -la lista de la compra, el testamento, el menú – que son asimismo adquisiciones culturales por propio derecho”.

Alfredo Jocelyn Holt a quien entrevisté en el episodio 48 y 49 de Espiral escribió en el diario La Tercera: “En su extraordinario libro El vértigo de las listas (2009) -que además de sumo inteligente es una maravilla de erudición al servicio del entendimiento-, Umberto Eco ilustra cómo desde Homero a Borges se ha intentado abarcar un universo que se aparece, ya sea como finito o infinito”. 

Con Emma Gannon aprendí que existe una estrategia organizacional creada por Brian Tracy que se llama “Eat the Frog” o “Come la rana”. Básicamente es identificar lo más importante del día y hacerlo. El escritor norteamericano Mark Twain, dijo esta frase, algo así como: “Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor que eso te pasará el resto del día”.

«Eat The Frog» es perfecto para cualquiera que:

– Tiende a procrastinar.
– Hace muchas cosas, pero no avanza en lo importante.
– Le cuesta adoptar un sistema de productividad.
– Le cuesta identificar los tiempos.
– Se siente sobrepasada por la lista de tareas.

Cómo organizo mi día:

         Si bien ninguno es muy parecido, sí necesito de estructura y programación.

Mi día comienza muy temprano, como te conté, puedo estar corriendo a las 6.45 am y recién veo mi teléfono a las 8 de la mañana. Luego de desayunar me dedico a las tareas mecánicas y no tan divertidas como por ejemplo, pagar cuentas, enviar correos electrónicos, contestar los WhatsApp y luego, dejo espacio para lo que disfruto.

La mañana es para lo mío, es decir la literatura y por ende, escribo o edito. Si me tengo que concentrar, doy un aviso a mi familia: “estaré desconectada por x cantidad de horas, por ende, si necesitan decirme algo, me llaman”. Dejo el teléfono lejos y no reviso ni el WhatsApp, correo o redes sociales (cuando estoy escribiendo). En los últimos meses he descubierto que las reuniones presenciales me quedan bien a primera hora, tomando desayuno. Las entrevistas del podcast intento que sean después de almuerzo y la preparación de los talleres literarios las alterno con la escritura. Las horas al doctor, al comienzo de mañana.  Me dejo bloques libres y evito la procrastinación, pero claro, en ocasiones me desconcentro y compro un regalo de matrimonio pendiente, hago el pedido del supermercado, leo The New York Times o los boletines a las que estoy suscrita y dejé marcados con una banderita (ocupo Spark como plataforma para mis correos).  Pero si estoy realmente en un proyecto, intento dejar esas “tareas” para las horas punta.

En la noche, vuelvo a definir mis tareas y a las 22 horas, mi teléfono automáticamente se desconecta hasta las 7 de la mañana. Lo más importante de este sistema es permitirse NO CUMPLIR.  Es decir, aceptar con gusto que el sistema falla y es bueno, procrastinar, extender el uso de la pantalla, ir a tomar un café con amigas. Porque, según lo que escribió Vasundhara Sawhney (la recomiendo, tiene muy buenos artículos sobre la calidad de vida) en la revista Harvard Business School, el mero hecho de tener pendientes y marcarlos como listos genera una sensación de bienestar y nos aleja de del miedo de no cumplir.

Algo que aprendí:
La función de «archivar» en WhatsApp es muy útil porque permite poner allí los grupos y revisar las conversaciones cuando lo desees. Esto me alivió la carga de ver nuevos mensajes constantemente. 

Algo de lo que estoy agradecida: 
De vivir en un país donde el invierno se viva como tal. Si bien en los últimos años llueve menos, de todas formas, el cambio de estación, con días más cortos, frío matinal y nubes grises, obliga a resguardarse. 

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Lee. Escribe. Crea.
Karen.